عند التعارف الأول مع المراسلات التجارية قد يحصل على الانطباع بأن هذا النظام معقد للغاية. في الواقع ، تتوافق أنواع مختلفة من خطابات الأعمال عضويًا مع احتياجات الفرد في التفاعل.
رسالة تجارية على التعاون
الجسر الأول بين شركاء المستقبل المحتملين هو ، كقاعدة عامة ، خطاب عمل حول التعاون. يمكن لممثلي الشركتين التعرف بالفعل وإجراء مفاوضات أولية ، لكن الاتصال الرسمي سيكون رسالة التعاون.
النقاط المهمة لهذا المستند:
- نداء إلى شخص معين ؛
- إشارة إلى الاجتماع أو مصدر المعلومات عن هذه الشركة ؛
- ملخص لجوهر المسألة ؛
- الجداول والأسعار وغيرها من المعلومات الإضافية من الأفضل أن ترسل في التطبيق.
خطاب عمل من الاجتماع
في حالة نجاحها ، ستكون الخطوة التالية عبارة عن خطاب عمل للاجتماع. يمكن لهذا النوع من خطابات العمل تقليل عدد المراحل المتوسطة للمفاوضات والتأثير على نجاح الاجتماع القادم. يجب على الطرف المهتم بالتفكير في التفاصيل بأدق التفاصيل:
- اللوائح؛
- جدول الأعمال؛
- توضيح القضايا للمناقشة.
- الخطوط العريضة لمجموعة من القضايا الثانوية التي قد تنشأ في هذه العملية ؛
- إعداد تطبيقات المعلومات ، والتي من المستحسن أن يقرأها الطرف الآخر قبل الاجتماع.
مثل هذه الرسالة التجارية الحكيمة ستساعد على تجنب سوء الفهم والتناقض وغير ذلك من اللحظات غير السارة التي قد تؤثر على نتائج المفاوضات. وبناء على نتائج المفاوضات ، يتم كتابة خطاب عمل آخر حول الاجتماع - ولكن بالفعل في شكل تقرير حول النتائج التي تم تحقيقها. وهو يخدم نفس الغرض: التأكد من أن الشركاء يفسرون بشكل صحيح الاتفاقات التي يتم التوصل إليها. الطرف الثاني مدعو لتأكيد محضر الاجتماع أو لإجراء تعديلات ، كقاعدة ، لمدة يوم واحد.
أنواع أخرى من المراسلات التجارية
مع العلاقات التي تم إنشاؤها بالفعل ، في معظم الأحيان ، هذه الأنواع من خطابات الأعمال ، مثل طلب خطاب الأعمال ، وبالتالي ، خطاب استجابة. مع أي تغييرات في الترتيبات أو عند الحاجة إلى معلومات إضافية ، ترسل شركة واحدة خطاب طلب آخر.
للحفاظ على علاقات العمل القائمة أو لإنشاء علاقات جديدة ، يتم توفير مثل هذه الأنواع من خطابات الأعمال كخطابات دعوة الأعمال وخطابات الإعلانات التجارية. يمكن للشركة تنظيم مؤتمر ، معرض ، ندوة وهلم جرا - ودعوة شركاء حقيقيين ومحتملين ، في شخص الإدارة أو الفريق بأكمله. سيكون من الأرخص إرسال رسالة مبيعات ، ولكن العائد منها أقل بكثير.
ينطوي آداب العمل على خطاب شكر من أجل تلبية طلب الطرف المقابل أو التعاون الآخر.
قد تكون بعض أنواع المراسلات التجارية أكثر صعوبة في الكتابة. هذه هي:
- خطاب رفض العمل
- خطاب عمل مع الاعتذار ؛
- مطالبة خطاب الأعمال ؛
- طلب خطاب عمل.
في هذه الوثائق ، من المهم بشكل خاص الحفاظ على لهجة خيرة ومحترمة. أما بالنسبة لرسالة الطلب ، فوفقاً لقواعد أخلاقيات العمل ، تستخدم صيغة المرافعة حتى في الحالات التي يكون فيها الطلب في الحياة.
ما الذي تبحث عنه في المراسلات التجارية:
- لحظة مهمة لأي خطاب عمل هو نداء إلى شخص معين ، مع التهجئة الصحيحة للاسم الكامل ، والموقف ، واسم الشركة ؛
- بغض النظر عما إذا كنت تكتب رسالة أعمال إلكترونية أو ورقة واحدة - يجب أن تكون على رأس الشركة مع كل المتطلبات ؛
- الأخلاق والصحيح والاحترام - النغمة الوحيدة المقبولة لخطابات الأعمال.
- يجب الحفاظ على الرسالة بطريقة جافة ، على غرار الأعمال - من الأفضل تجنب المنعطفات العاطفية من الكلام العادي.
كتاب الأعمال ، المكتوب بهذه الفوارق الدقيقة ، سيجعل انطباعًا أفضل عن المرسل. وفي عالم الأعمال ، سيساعد هذا على فتح الأبواب الصحيحة.